Durante as consultorias da Apolo Business junto aos Pequenos Empresários, é comum ver uma certa complicação sobre o Fluxo de Caixa. Embora essa ferramenta gerencial seja simples, muitas pequenas empresas registram de modo errado. Neste post, vamos mostrar os 3 pontos importantes que todo fluxo de caixa deveria ter e algumas dicas avançadas ao final.
O fluxo de caixa é um sistema que registra o que se tem em caixa hoje, agora. É um vídeo de um determinado momento. Um instrumento utilizado com o objetivo de apurar os somatórios de ingressos e desembolsos financeiros da empresa em determinado momento. (ZDANOWICZ, 2004).
É comum Pequenos Empresários terem dúvidas em relação a vendas a prazo. Muitos registram hoje o que a empresa só receberá daqui a alguns dias. Este erro é comum e é grave. Não deve ser contabilizado hoje no fluxo de caixa o que só entrará daqui a um tempo. Esse é sistema na administração é chamado Regime de Caixa. O fluxo de caixa constitui o movimento de entradas e saídas, bem como as variações no saldo dessa conta.
A estrutura mais comum é geralmente começar pelo o que se tem, ganhou ou faturou (entradas) e, abaixo, ter o quanto saiu (saídas). Porém, só isso não é o suficiente. Se você adotar papéis ou cadernetas, pode encontrar também alguns modelos que, à esquerda, está o faturamento e, à direita, as saídas. Em alguns modelos o saldo está na horizontal, outros na vertical.
Seja como for, abaixo elencamos os 3 pontos fundamentais que invariavelmente o fluxo de caixa da sua Pequena Empresa deve ter. Seja comércio, serviços, profissionais liberais, autônomos ou indústria.
Em viagem pela América do Sul, Luís Amorim mostra como você pode ter um bom controle do fluxo de caixa através desses 3 pontos-chave. Para mais indicadores financeiros, baixe o e-book 11 Passos Para se Tornar um Gestor Melhor.
1 – PERÍODO ANTERIOR
Existem várias tipos de fluxos de caixa, existem alguns que exibem os dados por semana, outros diários e até mensais. Seja qual for, escolha um que se adapte ao “fluxo” mais adequado a sua empresa. Se tem muitas vendas, o diário é o mais recomendado, se faz muito poucas, pode ser semanal ou mensal.
O importante é sempre ter no início do período o que se tinha no período anterior. Se mês passado fechou com R$10.500,00, então, inicia-se o próximo período a partir disso. Não está correto fazer o fluxo do mês sem somar ou subtrair o período anterior.
Exemplo:
No exemplo da foto, o movimento diário foi apenas R$10,00, porém já havia R$500,00 do mês anterior, logo o saldo final foi R$510,00. Mas no dia apenas os R$10,00. Se fosse apenas saída, o mesmo ocorreria, abatendo o valor em relação ao que se tinha.
2- ENTRADAS
As entradas são o próximo passo do seu fluxo de caixa. Em Pequenas Empresas, a contabilização ocorre sem complicações. Anote tudo o que entrar naquele dia. Não é obrigatório (mas recomendado) dizer se é em dinheiro, cartão, boleto ou cheque. O importante é contabilização.
Coloque apenas as entradas que aconteceram naquele dia. Registre também o que está recebendo referente a contas a prazo que estão caindo hoje. Porém, NÃO registre no dia de hoje o que você só vai receber daqui 30, 60, 90 dias etc. Isso só será contabilizado lá naquele dia.
3 – SAÍDAS
As saídas devem seguir o mesmo modo das entradas. Só se registra o que sair naquele dia. Não coloque hoje o que pagará mês que vem. Nesta parte do fluxo de caixa, é sugerível para Pequenas Empresas ter uma divisão em categorias das despesas.
Se você não tem um pró-labore, você deve anotar todas as retiradas que você faz para uso pessoal. Deve ser uma categoria como “retiradas”. Outros exemplos de categorias são “fornecedores”, “funcionários”, “manutenção”, “papelaria” etc.
Ao final sempre deverá mostrar o saldo final do período (dia, semana ou mês). O saldo é o que alimentará o próximo momento.
Dicas Avançadas
Você pode separar as entradas em “Entradas à vista” e entradas “A Prazo”. Isso quer dizer que se você está recebendo, por exemplo, hoje, um valor referente a uma parcela de uma venda no passado, então é uma entrada a prazo.
Outra dica é a separação por bancos, você pode colocar a origem e o destino do dinheiro. A divisão pode ocorrer estrategicamente. Ou seja, você pode usar uma conta para investir em treinamentos para funcionários, pode ser para reserva da empresa etc.
Por fim, uma dica é ter o livro caixa, este que tem função de anotar tudo o que entrou e o valor. A única função é ter o registro que alimentará o fluxo de caixa. Somando tudo isso, você terá boa parte do que é necessário para a gestão de uma Pequena Empresa.
